كيف نحمي مستندات "مايكروسوفت وورد"؟

كثير من المستخدمين يرفضون ترك أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم غير مراقبة، مما يسمح حتى للأصدقاء المقربين التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بهم كـ"مستخدم ضيف" فقط. أما البعض، فليس لديه مشكلة بالطلب من شخص غريب إبقاء عينه على جهاز الكمبيوتر الخاص لبرهة مثلاً أثناء ذهاب المستخدم للحمام في متجر القهوة المفضل لديه. لكن الجميع يريد عدم مساس أي شخص بملفاته الشخصية، خصوصاً تلك التي يضطر المستخدم لنقلها على حواسب عمومية لطبعها أو تعديلها قبل إرسالها، خاصةً تلامذة المدارس والجامعات. 

ولمعالجة مشكلة حماية مستندات "Microsoft Word"، هنالك طريقة سهلة ومضمونة لضمان حماية ملفاتنا الخاصة ومن دون استخدام VeraCrypt أو PGP أيضاً:

أولاً: انتقل إلى القائمة Word، ثم انقر على تفضيلات.

ثانياً: ستظهر ثلاثة إعدادات تحت تفضيلات: التأليف والتدقيق، الإخراج والمشاركة، والإعدادات الشخصية. تحت الإعدادات الشخصية، انقر على الأمن.

ثالثاً: كلمة المرور لفتح تعني أن لا أحد يستطيع أن يقدر على فتح مستند ما لم يتمّ إدخال كلمة مرور. إذا كان هذا ما تريد القيام به، سوف تحتاج إلى إدخال كلمة مرور (بطول يصل إلى 15 حرفاً) مرتين. تأكد من تخزينها في مكان آمن، مثل كلمة السر مدير، أو عبر تطبيقات آمنة مثلاً تطبيق 1Password.

رابعاً: تعديل كلمة المرور تسمح لك تعيين كلمة مرور لتعديل المستند بحيث يمكن فتحه ومشاهدته في وضع للقراءة فقط، ولكن لا يمكن للشخص القيام بأي تعديلات أو تغييرات إلا إذا أدخل كلمة المرور. إذا قمت بتحديد كل من "كلمة السر لفتح" و"كلمة المرور إلى تعديل"، مع كلمات مرور مختلفة، فأنت بأمان تام. بالطبع، يمكن للمستخدم مشاركة كلمة المرور دائماً مع شخص يرغب في قراءة المستند. وسوف يضطر لفتحه للقراءة فقط إلا إذا كان لديه أيضاً كلمة مرور لتعديل الوثيقة. وعلى الرغم من أن الشخص سوف يكون قادراً على إجراء تعديلات وحفظ الملف تحت اسم جديد، فإنه لن يؤثر على المستند الأصلي.

خامساً: لتغيير كلمة المرور، انقر على تفضيلات، انتقل لأسفل إلى الإعدادات الشخصية، وانقر على الأمن، وأدخل كلمة المرور الجديدة.

سادساً: تأكد من أن محرّك القرص الثابت يتم تشفيره عن طريق اتباع التعليمات التي تظهر داخل قسم لوحة تشفير الكمبيوتر.

وعلى المستخدم التأكد بأن هناك حلولاً أكثر قوة من كلمة السر لحماية مجلد، كمثلاً Veracrypt لأجهزة "ماك"، "ويندوز"، و"لينوكس". ويمكن لمستخدمي PGP حتى تشفير ملف مع كلمة المرور باستخدام "OpenPGP".