توزيع المهام يساعد في نجاح الأعمال (مارتن بيرو/Getty)
كثيراً ما نسمع عبارة "تفويض السلطة"، ولدى سماعنا لها، نذهب في تفكير عميق حول ماهيتها، كما أننا نشعر بشيء من التساؤل وشيء من الحيرة، عدا عن حال الغموض الذي نقع فيه.
ما معنى "تفويض السلطة"؟ وما هي أنواعها؟ وما هي الأمور الواجب مراعاتها في عملية تحديد السلطة؟ وكيف يتم تطبيقها على المستوى المركزي واللامركزي؟
إن عملية "تفويض السلطة" تبدأ بعد تصميم الوظائف، الأعمال، ودمجها في مجموعات أو وحدات، وتحديد عدد الوظائف في كل وحدة.
لا بد في البداية من الإضاءة على مفاهيم ثلاثة مرتبطة بـ " تفويض السلطة"؛ وهي المسؤولية، والسلطة، والمساءلة.
"المسؤولية" تعني التزام وتعهد الفرد بتأدية الواجبات الموكلة إليه بطريقة صحيحة وسليمة، وبذل أقصى جهد، وطبقاً لتوجيهات الرئيس المسؤول. أما "السلطة" فهي الحق الشرعي في اتخاذ القرارات والقيام بالإجراءات وإصدار الأوامر والتوجيهات للمرؤوسين للقيام بواجباتهم المطلوبة منهم. وترتبط السلطة بالوظيفة التي يشغلها الفرد نفسه، ومرجع السلطة هو السياسات والأنظمة والتعليمات والقرارات القائمة والمتعارف عليها في المؤسسة.
إن الفرد عندما يلتزم العمل في مؤسسة ما، فهو يلتزم بأداء واجبات وظيفية، حيث تتم مساءلته أو محاسبته من قبل رئيسه عن مدى التزامه ونجاحه في إنجاز هذه المسؤوليات. فالمساءلة والمحاسبة هي وجه العملة الثاني للمسؤولية.
وتوجد أنواع عديدة للسلطات في الشركات، وقد تم تصنيف ثلاثة أنواع لهذه السلطات وهي: السلطة التنفيذية أو الخطية، السلطة الاستشارية، فالسلطة الوظيفية.
تقوم السلطة التنفيذية على علاقة الرئيس بالمرؤوس، حيث يمارس الرئيس إشرافاً مباشراً على المرؤوس، وبموجب هذه العلاقة يحق للرئيس إصدار أوامره وتوجيهاته إلى المرؤوس الواجب عليه الطاعة والتنفيذ. وتعتبر سلطة التنفيذ الأكثر شيوعاً في المؤسسات. فهي السلطة الأعلى والنهائية لاتخاذ القرارات. كما ترتبط كلمة تنفيذي بعض المدراء أو الوحدات (إنتاج، تسويق، مالية) وهي التي تساعد بشكل مباشر في تحقيق أهداف المؤسسة وإنجاز أعمالها.
بينما السلطة الاستشارية تستند إلى الخبرة والمعرفة لدى الفرد. وهي استشارية من حيث طبيعتها، ومن يملكها يقوم بتقديم المشورة والتوجيهات لمن يطلبها، ولا يملك صاحب السلطة الاستشارية أي سلطة لإصدار الأوامر للوحدات الأخرى أو إرغامها على قبول توجيهاته ومقترحاته. وترتبط صفة "استشارية" ببعض المدراء أو الوحدات (علاقات عامة، أبحاث، خدمات). ودور الاستشاري يرتكز على مساعدة الوحدات التنفيذية من أجل القيام بأعمالها.
أما السلطة الوظيفية، فهي تفوض لفرد أو لوحدة تنظيمية عمليات أو إجراءات أو تطبيقات معينة مرتبطة بأنشطة يتم إنجازها مع وحدات أخرى، تعرف بسلطة وظيفية.
اقرأ أيضاً:الهيكل التنظيمي للمؤسسات وتحقيق الأهداف
يتصل بالسلطة والمسؤولية بعض المفاهيم الهامة التي يجب مراعاتها لتحقيق توزيع سليم للسلطات والمسؤولية وهي:
*تكافؤ السلطة والمسؤولية: أي يجب أن تكون السلطة بقدر المسؤولية. والمسؤولية متساوية للسلطة، كون السلطة والمسؤولية مرتبطتان ارتباطاً وثيقاً وأساسياً.
*تسلسل الأوامر أو القيادة: بمعنى أن السلطة تنساب في خط متصل من أعلى مستوى، وتمر بالمستوى التي يليه مباشرة فالذي يليه حتى أدنى المستوى، أن يكون مسار الاتصالات رأسي في المؤسسة من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى. والتسلسل الواضح للسلطة والأوامر في الهيكل التنظيمي، يساعد تفويض السلطة، ويجعل اتخاذ القرارات منتظماً.
*وحدة الأمر: أي أن يكون المرؤوس مسؤولاً مباشرة، والمبرر في ذلك تجنب تلقي المرؤوس أوامر وتعليمات متناقضة ومتضاربة في حال تعدد الرؤساء.
*حدود السلطة: لكل مستوى إداري حدود لسلطته، أي المستويات الدنيا لا تملك إلا قليلاً من السلطة، بينما الإدارة الوسطى تملك سلطة أكبر، وتزداد السلطة كلما ارتفاع المستوى.
*مستوى السلطة: عندما يتم تفويض السلطة لفرد معين، يفترض أن يقوم هذا الفرد بممارسة السلطة، وأن يتخذ بنفسه القرارات، كما يجب على السلطة الأعلى إعادة الأمر إلى المفوض، والتأكيد والإصرار بأنه سيقوم باتخاذ القرار المناسب.
(باحث وأكاديمي)
اقرأ أيضاً:وصفة النجاح والاستمرار ... في زمن التسويق
ما معنى "تفويض السلطة"؟ وما هي أنواعها؟ وما هي الأمور الواجب مراعاتها في عملية تحديد السلطة؟ وكيف يتم تطبيقها على المستوى المركزي واللامركزي؟
إن عملية "تفويض السلطة" تبدأ بعد تصميم الوظائف، الأعمال، ودمجها في مجموعات أو وحدات، وتحديد عدد الوظائف في كل وحدة.
لا بد في البداية من الإضاءة على مفاهيم ثلاثة مرتبطة بـ " تفويض السلطة"؛ وهي المسؤولية، والسلطة، والمساءلة.
"المسؤولية" تعني التزام وتعهد الفرد بتأدية الواجبات الموكلة إليه بطريقة صحيحة وسليمة، وبذل أقصى جهد، وطبقاً لتوجيهات الرئيس المسؤول. أما "السلطة" فهي الحق الشرعي في اتخاذ القرارات والقيام بالإجراءات وإصدار الأوامر والتوجيهات للمرؤوسين للقيام بواجباتهم المطلوبة منهم. وترتبط السلطة بالوظيفة التي يشغلها الفرد نفسه، ومرجع السلطة هو السياسات والأنظمة والتعليمات والقرارات القائمة والمتعارف عليها في المؤسسة.
إن الفرد عندما يلتزم العمل في مؤسسة ما، فهو يلتزم بأداء واجبات وظيفية، حيث تتم مساءلته أو محاسبته من قبل رئيسه عن مدى التزامه ونجاحه في إنجاز هذه المسؤوليات. فالمساءلة والمحاسبة هي وجه العملة الثاني للمسؤولية.
وتوجد أنواع عديدة للسلطات في الشركات، وقد تم تصنيف ثلاثة أنواع لهذه السلطات وهي: السلطة التنفيذية أو الخطية، السلطة الاستشارية، فالسلطة الوظيفية.
تقوم السلطة التنفيذية على علاقة الرئيس بالمرؤوس، حيث يمارس الرئيس إشرافاً مباشراً على المرؤوس، وبموجب هذه العلاقة يحق للرئيس إصدار أوامره وتوجيهاته إلى المرؤوس الواجب عليه الطاعة والتنفيذ. وتعتبر سلطة التنفيذ الأكثر شيوعاً في المؤسسات. فهي السلطة الأعلى والنهائية لاتخاذ القرارات. كما ترتبط كلمة تنفيذي بعض المدراء أو الوحدات (إنتاج، تسويق، مالية) وهي التي تساعد بشكل مباشر في تحقيق أهداف المؤسسة وإنجاز أعمالها.
بينما السلطة الاستشارية تستند إلى الخبرة والمعرفة لدى الفرد. وهي استشارية من حيث طبيعتها، ومن يملكها يقوم بتقديم المشورة والتوجيهات لمن يطلبها، ولا يملك صاحب السلطة الاستشارية أي سلطة لإصدار الأوامر للوحدات الأخرى أو إرغامها على قبول توجيهاته ومقترحاته. وترتبط صفة "استشارية" ببعض المدراء أو الوحدات (علاقات عامة، أبحاث، خدمات). ودور الاستشاري يرتكز على مساعدة الوحدات التنفيذية من أجل القيام بأعمالها.
أما السلطة الوظيفية، فهي تفوض لفرد أو لوحدة تنظيمية عمليات أو إجراءات أو تطبيقات معينة مرتبطة بأنشطة يتم إنجازها مع وحدات أخرى، تعرف بسلطة وظيفية.
اقرأ أيضاً:الهيكل التنظيمي للمؤسسات وتحقيق الأهداف
يتصل بالسلطة والمسؤولية بعض المفاهيم الهامة التي يجب مراعاتها لتحقيق توزيع سليم للسلطات والمسؤولية وهي:
*تكافؤ السلطة والمسؤولية: أي يجب أن تكون السلطة بقدر المسؤولية. والمسؤولية متساوية للسلطة، كون السلطة والمسؤولية مرتبطتان ارتباطاً وثيقاً وأساسياً.
*تسلسل الأوامر أو القيادة: بمعنى أن السلطة تنساب في خط متصل من أعلى مستوى، وتمر بالمستوى التي يليه مباشرة فالذي يليه حتى أدنى المستوى، أن يكون مسار الاتصالات رأسي في المؤسسة من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى. والتسلسل الواضح للسلطة والأوامر في الهيكل التنظيمي، يساعد تفويض السلطة، ويجعل اتخاذ القرارات منتظماً.
*وحدة الأمر: أي أن يكون المرؤوس مسؤولاً مباشرة، والمبرر في ذلك تجنب تلقي المرؤوس أوامر وتعليمات متناقضة ومتضاربة في حال تعدد الرؤساء.
*حدود السلطة: لكل مستوى إداري حدود لسلطته، أي المستويات الدنيا لا تملك إلا قليلاً من السلطة، بينما الإدارة الوسطى تملك سلطة أكبر، وتزداد السلطة كلما ارتفاع المستوى.
*مستوى السلطة: عندما يتم تفويض السلطة لفرد معين، يفترض أن يقوم هذا الفرد بممارسة السلطة، وأن يتخذ بنفسه القرارات، كما يجب على السلطة الأعلى إعادة الأمر إلى المفوض، والتأكيد والإصرار بأنه سيقوم باتخاذ القرار المناسب.
(باحث وأكاديمي)
اقرأ أيضاً:وصفة النجاح والاستمرار ... في زمن التسويق
تابع آخر أخبار العربي الجديد عبر Google News
المزيد في مجتمع
