الهيكل التنظيمي للمؤسسات وتحقيق الأهداف

يعتبر "التنظيم"، الوظيفة الثانية أو العنصر الثاني في العملية الإدارية. والتنظيم هو آلية تحقيق الأهداف وتنفيذ الاستراتيجيات والخطط التي يتم وضعها. إن الغرض من التنظيم هو إيجاد إطار هيكلي، يحدد كيفية توزيع الأنشطة، التي تم تحديدها أثناء التخطيط، وتوزيعها على الأفراد في المؤسسة بما يضمن تحقيق الأهداف الموضوعة.
كلمة "تنظيم" تستخدم على نطاق واسع، كما تستخدم في الكثير من المناسبات والمجالات، للتعبير عن مضامين مختلفة.
ترتكز المفاهيم والتعريفات المتعددة لـ "التنظيم" بالنظر إليه على أنه عملية (Process) أو وظيفة (Function).
لقد عرّف الخبير هنري فايول Henry Fayol "التنظيم" بأنه إمداد المنشأة أو المشروع بكل ما يحتاجه من الأفراد، والمواد الأولية، ورأس المال، وإقامة التنسيق بينها بما يساعدها على تأدية وظيفتها.
في حين رأى أوليفر شيلدون Oliver Sheldon أن "التنظيم" هو عملية دمج الأعمال، التي يجب أن يقوم بها الأفراد والجماعات، مع توفير التسهيلات الضرورية لتنفيذها بشكل يوفر أفضل القنوات أو السبل، لاستخدام الجهود المتاحة بكفاءة وبطريقة منتظمة وإيجابية ومنسقة. فالتنظيم هو الأداة التي تستخدمها الإدارة لتحقيق الأهداف التي تقررها.
ويرى جون إيفانوفيتش John. Ivanevich، أن الغرض من وظيفة التنظيم هو إيجاد إطار هيكلي، حيث يوضح علاقة السلطة والمسؤولية، كما أن وظيفة التنظيم تتضمن تجزئة النشاط العام إلى وظائف منفردة، ثم إعادة تجميعها في وحدات، وتفويض السلطة لمدير كل وحدة.
وعليه فإن التعريف الأفضل والأكثر شيوعاً هو أن "التنظيم" عملية هيكلة الموارد البشرية والمادية لتحقيق أهداف المؤسسة.
تتضمن وظيفة "التنظيم" مجموعة عناصر مترابطة تشكل إطاراً يساعد المؤسسة على العمل بكفاءة وفعالية كوحدة واحدة متماسكة لتحقيق الأهداف. وهذه العناصر هي:
*تقسيم النشاط العام وتفكيكه إلى أعمال أو وظائف لكل منها واجبات محددة.
*تسليم مسؤولية إنجاز الوظائف للأفراد.
*تجميع الوظائف في وحدات استناداً إلى أسس صحيحة وسليمة.
*تحديد عدد الوظائف المناسب في كل وحدة.
*تفويض السلطة للأفراد بما يمكنهم من إنجاز ما تم إعطاؤهم من مهام.
وككل عملية إدارية هناك مخرجات لعملية "التنظيم"، والناتج هنا هو "الهيكل التنظيمي" أو ما يطلق عليه أيضاً "البناء التنظيمي"، الذي يرى إيفانوفيتش Ivanevich أنه "إطار يركز على تخصص الوظائف وتقسيمها ووضع الأنظمة والإجراءات، وتحديد السلطة"، كما يعتبره أيضاً "إطاراً مكوّناً من الوظائف والوحدات ويوجه سلوك الأفراد والجماعات، نحو تحقيق أهداف المنظمة".
إذاً، يحدد الهيكل التنظيمي المسؤول الذي يتبع له كل فرد، وما يتمتع به كل فرد من سلطة اتخاذ القرار، ويوضح الارتباط بين مختلف الأفراد والجماعات للعمل معاً كوحدة متكاملة متماسكة لتحقيق أهداف المؤسسة، التي تم تحديدها أثناء التخطيط.
ويؤثر"الهيكل التنظيمي" بشكل كبير على إدراك الفرد لعمله وعلى سلوكه في العمل، ولذلك من واجب من يتولى الإدارة تصميم هيكل تنظيمي يساعد العاملين على القيام بأعمالهم بأفضل صورة ممكنة.
يمكن اعتبار الهيكل التنظيمي وسيلة لمساعدة المنظمة والعاملين على تحقيق الأهداف المرسومة بنجاح. فالهيكل التنظيمي يؤدي ثلاث وظائف رئيسية هي:
*تحقيق مخرجات أو منتجات المؤسسة وتحقيق أهدافها.
*المساعدة على تقليص الخلافات بين الأفراد إلى أدنى درجة ممكنة.
*الهيكل التنظيمي يمثل الإطار الذي تتم داخله ممارسة القوة. وهو ما يقرر ويحدد ما هي الوظائف التي تمتلك القوة في المؤسسة، وعلى ضوء هذا الإطار تتخذ القرارات.
وفي حال وجود أي خلل أو مشاكل تعتري الهيكل التنظيمي، يجب على القائد ملاحظة ذلك، ويتجلى الأمر من خلال:
*وجود خمسة مستويات تنظيمية أو أكثر بين أعلى وأدنى مستوى.
*وجود أفراد تابعين لرؤساء لا يملكون سلطات التعيين أو الفصل الوظيفي.
*ازدواجية ظاهرة في العمل بين الوحدات.
*عدم وضوح الأهداف.
*عدد كبير لمرؤوسين تابعين لرئيس واحد بشكل لا يتسع الوقت فيه للتطوير والتوجيه والإرشاد.
*مسؤوليات إشرافية دون سلطات كافية.
*أوامر وتوجيهات من قبل رئيسين أو أكثر.
وعليه فإن التنظيم والهيكل التنظيمي هما ترجمة وتحويل الخطط إلى أفعال ونتائج مادية وملموسة تجعل المؤسسة وحدة متماسكة في سبيل تحقيق أهدافها.
(خبير وأكاديمي لبناني)

اقرأ أيضاً:وصفة النجاح والاستمرار ... في زمن التسويق